PA SERVICES ASSOCIATE SPECIALIST

PA SERVICES ASSOCIATE SPECIALIST

MISIÓN: Organizar, ejecutar y supervisar la gestión de administración de personal de sus hoteles siguiendo las políticas y procedimientos de Meliá Hotels International, con la finalidad de cumplir eficientemente con las obligaciones laborales que se genere en la relación laboral.

OPERATIONS

ANALISIS DE COSTE SOCIAL

• Apoyar al HR Manager en la realización de los 2 rolling forecast mensual analizando el coste social del resto del año de los hoteles comprendidos dentro del centro de operaciones.

GESTION CONTRACTUAL

• Analizar la viabilidad contractual: Impacto en el coste social de las nuevas contrataciones o reincorporaciones según budget.
• Realizar la contratación y modificaciones contractuales: Recibir, consultar, gestionar y organizar los movimientos contractuales (altas, reingresos, finalizaciones, cambios de datos, cambios organizacionales, baja/alta, prejubilaciones, jubilaciones, etc.) de los colaboradores de las divisiones de gestión del centro de operaciones.
• Garantizar el correcto uso de las herramientas de administración de personal.

INCIDENCIA DE NOMINA

• Recibir, gestionar, registrar y controlar el correcto importe de los complementos de nómina mensuales.
• Controlar la documentación de retenciones judiciales y la correcta deducción en la nómina.

PAGOS

• Gestionar, organizar y controlar los pagos de anexo de nómina.
• Asegurar los importes correctos de los finiquitos y la transferencia del pago.

ABSENTISMOS Y CONTINGENTES            

• Gestionar, realizar seguimiento y controlar las ausencias con impacto a Seguridad Social y Nómina (Enfermedades comunes, accidentes de trabajo, enfermedad profesional, maternidad, etc.).

GESTION DOCUMENTAL

• Controlar y mantener el archivo documental requerido: Contratos, Absentismos, Finiquitos, Retenciones Judiciales, Incidencias de pago, Prevención de Riesgos Laborales, LOPD, Modelo 145).

ASESORAMIENTO

• Asesorar a la dirección del centro de operaciones o del hotel acerca de la gestión administrativa del personal.
• Asistir y apoyar en las áreas necesarias del Mánager de Recursos Humanos del centro de operaciones.
• Asesorar y comunicar a los jefes de departamentos (centro de operaciones o hotel) sobre materia de administración de personal.

CONTROL DE PRESENCIA

• Coordinar y asegurar junto con el Jefe de Departamento, el correcto registro de la jornada diaria de los trabajadores según la legislación local y los sistemas de control disponibles en los centros de trabajo.

PREVENCION DE RIESGOS LABORALES

Estas funciones las realiza el HR Manager y su equipo cuando el hotel no cuenta con la figura del técnico superior de PRL

• Entregar la documentación e información de riesgos y medidas a nuevos empleados, así como su correcto registro y archivo.
• Planificar, gestionar y coordinar todos los programas de formación en materia de prevención con la empresa externa, así como su registro y archivo.
• Gestionar las planificaciones de las evaluaciones de riesgo, realiza las inspecciones de seguridad en los distintos departamentos y colabora en la realización de auditorías internas y externas en materia de PRL. Coordinar con los departamentos las medidas preventivas que se deben implantar.
• Llevar a cabo convocatorias ordinarias y extraordinarias del comité de seguridad y salud. Mantiene actualizados los nombramientos del equipo de emergencia y asegura la vigilancia del plan de autoprotección.
• Asegurar que se llevan a cabo las investigaciones de accidentes. Hacer seguimiento de las medidas de actuación.
• Se asegura que el hotel cumple con las obligaciones en materia de prevención: actualización del Plan de Prevención, fichas de seguridad de productos químicos, documentación preventiva de las contratas y subcontratas, organización de simulacros y mantenimiento de los botiquines de todo el hotel.

COMPENSACION Y BENEFICIOS

• Apoyar en el proceso anual de Retribución Variables, asegurando la correcta fijación de objetivos, evaluación y pago de los mismos siguiendo las pautas establecidas.  
• Aplicar el plan de beneficios por posición según el modelo definido por HRHS 

EMPLOYEE DATA MANAGEMENT

• Conocer la estructura organizativa del negocio, los criterios de clasificación de las funciones y su jerarquía, la relación existente entre el modelo organizativo y el modelo financiero, así como las relaciones existentes entre los diferentes objetos organizativos y el impacto de los mismos en los procesos de Compañía. Transmite dichos conocimientos a su equipo de PA.
• Conocer y gestionar de manera autónoma las herramientas analíticas de RRHH.
• Se responsabiliza de la correcta asignación estructural de los colaboradores bajo su responsabilidad.
• Es el sponsor de la digitalización de procesos de RRHH/PA, e impulsor de la gestión del cambio.

RELACIONES LABORALES

• Está familiarizado de la legislación laboral nacional y aplica el Convenio Colectivo de su provincia/ país según aplique. Se apoya en e

RR.LL/despacho externo para las consultas diarias de los colaboradores en materia laboral en caso de duda.

• Ejecutar procesos de investigación de conflictos laborales entre colaboradores según legislación local y siguiendo las pautas de RR.LL.
• Bajo la guía de RR.LL/despacho externo, atiende a la inspección de trabajo en los hoteles, así como asiste a citaciones, preparando y recabando la documentación solicitada.
• Siguiendo indicaciones de RR.LL, se encarga de cumplimentar documentos y cartas necesarias en procesos de extinciones de contrato de trabajo, régimen disciplinario, excedencias, …
• Tramitar documentación para expedientes judiciales, Inspecciones de Trabajo, Seguridad Social, expediente contencioso administrativos, auditorias laborales..
• Colaborar con RR.LL en la recopilación de documentación y datos en procesos de reestructuraciones de plantilla, asegurándose de la correcta comunicación con los empleados y ejecución de las medidas correspondientes
• (ESPAÑA) Apoya al HR Manager con la gestión del Comité de Empresa en los Centros de trabajo y cumple con las obligaciones correspondientes: asistencia a las reuniones periódicas junto con la Dirección, realización y coordinación de las elecciones sindicales de los hoteles, entrega de información obligatoria. Informa a RR.LL de la composición del Comité de los hoteles y realización de elecciones sindicales, involucrándolo en las consultas realizadas y cualquier tema que surja en reuniones fuera de lo ordinario.
• (INTERNACIONAL) Apoya en la identificación de despachos externos según el país en coordinación con LL.RR.
• (INTERNACIONAL) Es la persona de contacto de la presencia sindical en los Centros de trabajo y cumple con las obligaciones correspondientes según el país. Informa a RR.LL de las comunicaciones sindicales que lleguen a los centros así como cualquier tema que surja en reuniones fuera de lo ordinario.

ECONOMIC-FINANCIAL

• Conocer el presupuesto de su departamento.
• Apoyar al responsable del dpto. en la elaboración de las proyecciones.
• Es conocedor de los resultados económicos del hotel y de los resultados económicos de su departamento, así como las desviaciones vs presupuesto/proyección.
• Velar por el cumplimiento de los objetivos económicos establecidos en el departamento y es conocedor de los objetivos económicos del hotel, así como su cumplimiento.
• Apoyar al responsable del departamento en la realización de pedidos siguiendo el procedimiento establecido, así como en el control de materiales y servicios.

CUSTOMER EXPERIENCE

• Conocer la filosofía de la Marca, asegurando una óptima implementación de los estándares, manuales operativos y de identidad que aplican a su departamento.
• Velar por la experiencia del cliente y personalizar su estancia, anticipándose a sus necesidades y superando sus expectativas.
• Gestionar las incidencias de clientes, comunicando las acciones tomadas al Departamento Guest Experience del hotel.
• Conocer y compartir con su equipo los objetivos de Voz del Cliente y velar por su cumplimiento, apoyando en la creación y definición de planes de mejora en caso necesario.
• Conocer la Arquitectura Sensorial establecida para sus áreas y velar por su cumplimiento.
• Conocer los servicios e instalaciones del hotel, así como el programa de entretenimiento, experiencias y eventos, asegurándose de que el equipo tiene toda la información para poder promocionarlos entre los clientes.

HEALTH & SAFETY/ HEALTHY WORKPLACE

• Conocer el plan de evacuación del Hotel.
• Apoyar en las responsabilidades que le sean asignadas en el Manual de Autoprotección del Centro o equivalente local en otros países.
• Velar por el cumplimiento de los Procedimientos e Instrucciones en materia de salud y seguridad en el trabajo.
• Conocer los equipos de protección individual del departamento y apoyar en su correcta implantación y uso mediante las acciones formativas correspondientes.
• Asumir las responsabilidades que le sean asignadas en el Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.